Com afegir convidats a Asana

Les aplicacions de gestió d'equips són excel·lents per mantenir tots els membres de l'equip en la mateixa pàgina pel que fa a l'organització. Amb Asana, els directius poden distribuir les tasques de manera eficient i afegir membres convidats als equips de suport per proporcionar una força de treball addicional per als seus projectes importants.

Tant si dirigiu un equip com si només en sou un membre, us explicarem tot sobre com dominar la gestió de projectes i com afegir convidats a la vostra organització o equip a Asana. Continua llegint per saber-ne més.

Com afegir convidats a Asana

Asana permet a les empreses afegir nous membres, encara que no tinguin un domini de correu electrònic. Aquesta funció és útil per afegir nous col·laboradors a tasques específiques o afegir clients per seguir el vostre progrés. L'estat de convidat permet que qualsevol persona sense correu electrònic amb un domini d'organització es converteixi en convidat de l'organització.

Els administradors de les organitzacions a Asana són les persones autoritzades per convidar i afegir convidats. Poden decidir qui pot afegir nous membres escollint si només els administradors, els membres de l'organització o tothom pot convidar persones noves a l'equip.

A continuació s'explica com convidar convidats des de la Consola d'administració:

  1. Obriu Asana i feu clic al botó "Membres" a la cantonada superior dreta.

  2. Toqueu el botó "Convida membres".

  3. Escriviu l'adreça de correu electrònic de la persona que voleu convidar.

  4. Al menú desplegable, trieu el projecte al qual voleu assignar-los.

  5. Confirmeu fent clic a "Envia".

Aquests són els passos per convidar algú a unir-se a un projecte:

  1. Obriu Asana i el projecte on voleu convidar nous convidats.

  2. Feu clic a la icona "Membres" i s'obrirà una finestra "Comparteix el projecte".

  3. Podeu convidar nous membres de l'equip o convidats escrivint el seu nom o adreça electrònica.

Com convidar persones a la vostra organització

La manera més senzilla de convidar nous membres o convidats als vostres projectes és enviar-los un enllaç d'invitació compartible. Els usuaris d'Asana poden compartir aquests enllaços a molts canals com Slack, Microsoft Teams, correu electrònic o fins i tot mitjançant missatges de text. Els enllaços que es poden compartir són ideals per convidar nous membres, i el correu electrònic és el millor per als convidats.

Si voleu convidar algú a un projecte, això és el que heu de fer:

  1. Obre Asana.

  2. A la barra lateral esquerra, cerqueu el projecte que voleu compartir.

  3. Feu clic al botó "Comparteix" situat a la cantonada superior dreta.

  4. Trieu si voleu convidar algú per correu electrònic o per un enllaç compartible.

  5. Copia l'enllaç per compartir el projecte.

Si voleu convidar algú a l'equip, aquí teniu com podeu fer-ho:

  1. Obre Asana.

  2. Feu clic al nom del vostre equip.

  3. Toqueu el botó "Convida".

  4. A la finestra emergent, decidiu si voleu convidar membres mitjançant el correu electrònic o un enllaç.

Preguntes freqüents addicionals

Podeu mantenir els projectes i les tasques privats a Asana?

Sí, tens el control total de tots els teus projectes a Asana i pots decidir-ne l'estat. Els controls de permisos us permeten vigilar cada informació i la seva visibilitat per als membres de l'organització. Cada individu pot determinar si vol compartir alguna cosa només amb el seu equip i col·laboradors o amb la resta de l'organització.

Si les tasques formen part d'un projecte privat, la seva visibilitat es limita només als col·laboradors que treballen directament en el projecte i les seves tasques. Cada col·laborador pot veure la seva tasca o subtasques, però no pot accedir a les tasques d'altres persones, encara que estiguin a la mateixa organització.

De vegades, quan voleu que la informació específica quedi entre uns quants membres de l'equip, podeu marcar aquests projectes com a privats o fins i tot només per a comentaris. Un cop hàgiu establert les vostres tasques perquè siguin públiques, estaran disponibles per a tothom de la vostra organització o equip.

Quan decidiu canviar la privadesa del vostre projecte, això és el que heu de fer:

• Feu clic al “+” a la cantonada superior dreta.

• Allà, veureu tots els membres i convidats del vostre equip i, a la part superior, veureu "Fes privat".

• Un cop feu clic a "Fes privat", el vostre projecte només estarà disponible per als membres de l'equip.

Alternativament, si voleu canviar l'estat d'una tasca a privat, aquí teniu el que heu de fer:

• Obrir una tasca a Asana.

• Feu clic a "Fes privat" a la cantonada superior dreta.

• D'aquesta manera, la tasca és privada perquè només la vegis tu i altres col·laboradors.

• Elimineu tots els col·laboradors a la part inferior de la pàgina si voleu que aquesta tasca sigui privada.

Podeu afegir tant membres com convidats al mateix projecte?

De fet, podeu afegir tant membres com convidats al mateix projecte. Un cop estiguin al mateix equip, podran veure's els noms dels altres i interactuar més. Si actualment dos convidats es veuen com a "Usuari privat", vol dir que no estan treballant en el mateix projecte o que no formen part del mateix equip. Un cop s'assignen al mateix projecte, els seus noms es fan visibles.

Els membres poden convidar convidats a l'organització, però els administradors són els que prenen les decisions finals. Per descomptat, un membre només pot afegir convidats als projectes en què estigui treballant, i l'administrador els pot afegir a tots els projectes actius, així com als ocults.

Podeu tenir diversos cessionaris a Asana?

Actualment, no és possible tenir diversos assignats a Asana. Només es pot assignar una persona a una tasca, ja que és responsable de la seva realització.

Una manera de compartir una tasca entre diferents persones és afegir una o més subtasques, on podeu connectar fàcilment més col·laboradors. Una altra manera és utilitzar l'opció "Assigna còpies" i fer que més persones treballin en les còpies de la mateixa tasca.

Asana s'integra amb els equips?

Asana i Microsoft Teams han creat conjuntament una eina de gestió d'equips d'èxit. Amb Asana per a Microsoft Teams, els equips poden treballar junts de manera més eficient. Dins d'aquesta integració, podeu utilitzar Teams per parlar amb els col·laboradors i Asana per distribuir tasques.

Això és el que us permet fer la integració:

• Seguiu les tasques, els projectes i les actualitzacions d'Asana dins de Teams.

• Utilitzeu Teams per cercar projectes a Asana.

• Creeu notificacions personalitzades que funcionin en ambdues plataformes.

• Personalitzeu totes les vostres preferències de notificació.

• Utilitzeu tots els fitxers de Microsoft Office i adjunteu-los als projectes i tasques d'Asana.

• Utilitzeu OneDrive per emmagatzemar totes les dades importants per a les tasques i projectes d'Asana.

Què poden fer els hostes a Asana?

Els convidats no poden tenir el mateix nivell d'accés que els membres de l'organització. A més, només podran veure la informació o els fitxers compartits específicament amb ells o dins d'un grup en què pertanyen. Els convidats poden veure tasques, projectes i projectes públics que s'han compartit amb ells però que no tenen permís per editar-los. ells.

Hi ha funcions de pagament disponibles, però quan es tracta de crear, editar o fins i tot suprimir camps personalitzats, això serà impossible si sou un convidat a Asana.

Aquest és l'accés que tenen els convidats:

• Els convidats no poden ser membres del grup

• Els convidats no poden convertir-se en membres del grup sense canviar la seva adreça electrònica

• Els convidats no poden navegar per altres equips ni accedir a diferents grups de l'organització

Què significa ser convidat en una organització?

Els convidats són usuaris que no tenen un compte de correu electrònic oficial de l'empresa. Reben una invitació per ajudar l'equip amb un o diversos projectes a mà. Amb l'estat de convidat, podeu comunicar-vos amb clients, clients o qualsevol altra persona que treballi en el projecte. Tanmateix, dins de l'Organització, només podeu veure allò que els altres han compartit amb vosaltres.

A Asana, els convidats poden afegir o editar valors dins del projecte o tasca, però no els poden suprimir ni crear-ne de nous. A més, tenen accés a totes les funcions premium que els permeteu utilitzar, excepte la gestió de camps personalitzats.

Els convidats es poden veure?

Els convidats només es poden veure si estan treballant junts en almenys un projecte. En cas contrari, veuran altres com a "Usuaris privats". D'aquesta manera, l'organització s'assegura que no puguin veure els seus noms tret que estiguin treballant en alguna cosa junts.

Quina diferència hi ha entre un convidat i un membre d'accés limitat?

Els convidats i els membres d'accés limitat (LAM) es troben a la part inferior de l'escala corporativa. En essència, els LAM ja formen part de l'organització, mentre que els convidats són membres temporals de l'equip. Per descomptat, si un convidat mostra talent i resultats satisfactoris, pot convertir-se en LAM o fins i tot en membre.

Tot i que els convidats no comparteixen el domini de l'empresa i no compten al pla Asana, els LAM tenen una adreça de correu electrònic de l'empresa i un recompte de seients en una empresa. L'estatus de convidat només existeix a les organitzacions i els LAM que formen part tant de les organitzacions com dels espais de treball d'Asana.

Mantingueu-vos sempre al camí

Gestionar equips no és una tasca fàcil, però eines com Asana us poden ajudar a gestionar la càrrega de treball i crear equips funcionals que entreguin a temps. Equipat amb un conjunt d'eines específica que permet als administradors afegir membres, convidats i reorganitzar els membres de l'equip amb uns quants clics, és una eina indispensable per a qualsevol empresa professional.

Amb sort, us hem ajudat a entendre com funciona Asana i com treure'n el màxim profit. A més, ara ja saps com afegir convidats al teu equip i gestionar la visibilitat de tots els teus projectes.

T'agrada utilitzar Asana? L'heu fet servir amb Microsoft Teams?

Explica'ns més sobre això a la secció de comentaris a continuació.