Afegir una signatura al vostre missatge de correu electrònic li dóna un toc de professionalitat. Llençar un logotip i la vostra informació de contacte proporciona una promoció de la marca a una correspondència que d'altra manera seria monòtona. Atorga a aquells que vulguin contactar amb tu per altres mitjans la possibilitat de fer-ho. Crear i utilitzar una signatura a Microsoft Outlook és una tasca prou senzilla. Fins i tot podeu crear diverses signatures personalitzades per canviar-les segons el vostre capritx en funció del vostre públic objectiu.
Tanmateix, Outlook només adjuntarà una signatura als missatges de correu electrònic nous enviats o reenviats. Els correus electrònics que hàgiu enviat abans de crear una signatura encara estaran absents. Per afegir una signatura als missatges més antics, haureu d'anar a la configuració d'Outlook i canviar algunes coses.
La vostra signatura pot incloure text, imatges, la vostra targeta de visita electrònica, un logotip o fins i tot una imatge de la vostra signatura manuscrita. Podeu configurar l'Outlook perquè les signatures s'afegeixin automàticament a tots els missatges de sortida o crear la vostra signatura i afegir-la als missatges cas per cas.
Afegir una signatura a la vostra correspondència d'Outlook
Els passos per millorar els vostres correus electrònics amb una signatura dependran de la versió d'Outlook que utilitzeu actualment. Hi ha un procés per a aquells que utilitzen versions anteriors del programari (2007-2010) i un per a les versions més noves (2010+), així com per als usuaris de Microsoft Office 365.
Comencem amb les versions més noves.
Versions d'Outlook 2010+ Inclou Outlook per a 365
Per crear una signatura nova per al vostre correu electrònic d'Outlook:
- Feu clic per crear un correu electrònic nou.
- Fer clic a Signatura i llavors Signatures des de la pestanya "Missatge".
- Depenent de la mida de la finestra d'Outlook i de si esteu redactant un missatge de correu electrònic nou, una resposta o reenviament, la pestanya "Missatge" i la Signatura El botó pot estar en dues ubicacions diferents. Tanmateix, el botó Signatura sol anar acompanyat de Adjuntar arxiu i Adjunta l'element dins de la secció "Inclou" del menú "Missatge".
- A la pestanya "Firma de correu electrònic", just a sota del quadre "Selecciona la signatura per editar", trieu Nou i afegiu un nom per a la vostra nova signatura al quadre de diàleg "Nova signatura".
- Just a sota de "Edita la signatura", redacta la teva signatura dins de l'àrea proporcionada.
- La finestra us ofereix la possibilitat de canviar els tipus de lletra, els colors i les mides de la lletra, així com l'alineació del text.
- Per afegir enllaços i imatges a la vostra signatura de correu electrònic, canviar els tipus de lletra i els colors, i justificar el text, podeu fer-ho utilitzant la mini barra de format a "Edita la signatura".
- Fins i tot podeu crear una signatura més robusta amb vinyetes, taules o vores, utilitzant Microsoft Word per formatar el vostre text. A continuació, transferiu-lo amb una còpia simple ( Ctrl+C ) i enganxar ( Ctrl+V ) a la signatura al quadre "Edita la signatura".
- També podeu afegir icones de xarxes socials i enllaços a la vostra signatura, que parlaré més endavant.
- Un cop la signatura sigui com voleu, a "Tria la signatura predeterminada", configureu les opcions següents:
- Trieu un compte de correu electrònic amb el qual associar la vostra signatura mitjançant el menú desplegable "Compte de correu electrònic". Podeu tenir signatures diferents per a cada compte de correu electrònic que utilitzeu per a Outlook.
- Per afegir la vostra signatura automàticament a tots els missatges futurs, feu clic al menú desplegable "Missatges nous" i seleccioneu una signatura. Si preferiu no configurar-lo com a automàtic de manera predeterminada, trieu (cap) . Això farà que cada missatge nou que envieu no tingui cap signatura, inclosos els reenviats i als quals s'ha respost.
- Perquè aparegui una signatura als missatges als quals responeu i reenvieu, feu clic al menú desplegable "Respostes/reenvia" i seleccioneu una signatura. Això afegirà aquesta signatura automàticament sempre que respongueu o reenvieu un correu electrònic. Per no tenir aquest conjunt, tria (cap) en canvi.
- Ara que això s'ha acabat, feu clic a D'acord botó per tornar enrere per desar la vostra signatura i tornar al vostre missatge nou.
- És important tenir en compte que el missatge actual en què heu creat la signatura no tindrà cap signatura. Per algun motiu, la signatura només apareixerà als missatges següents. Haureu d'afegir la signatura manualment si esteu desitjant utilitzar-ne una.
Inserció manual d'una signatura
Per al missatge nou que vau iniciar amb el propòsit de crear una signatura o per a aquells de vosaltres que no voleu una signatura establerta automàticament, encara podeu inserir una signatura manualment.
Per fer-ho:
- Amb el missatge de correu electrònic obert, feu clic a la pestanya "Missatge" i seleccioneu Signatura .
- Això obrirà un menú desplegable que mostra totes les signatures desades que heu creat. Trieu la signatura que voleu utilitzar entre les opcions fent clic sobre ella. Ara apareixerà al vostre missatge actual.
Afegeix un logotip o una imatge a la teva signatura
Les marques generalment requereixen logotips. Per afegir una imatge com un logotip o una icona de xarxes socials a la vostra signatura:
- Obriu un missatge de correu electrònic nou i feu clic a la pestanya "Missatge".
- Fer clic a Signatura i llavors Signatures .
- Trieu la signatura a la qual voleu afegir el logotip o la imatge seleccionant-la al quadre "Seleccioneu la signatura per editar".
- Feu clic a Afegeix una imatge icona, localitzeu la imatge que voleu afegir dels fitxers del vostre PC i, a continuació, seleccioneu Insereix .
- Podeu canviar la mida de la vostra imatge o logotip fent clic amb el botó dret a la imatge i triant Imatge de les opcions del menú. Feu clic a la pestanya "Mida" i utilitzeu les opcions proporcionades per canviar la mida de la imatge segons les vostres especificacions.
- Manteniu la casella "Bloqueja la relació d'aspecte" marcada per mantenir les proporcions de la imatge.
- Quan la imatge estigui redimensionada i estigui llesta per funcionar, feu clic D'acord .
- Seguiu-ho fent clic a D'acord de nou per desar tots els canvis que acabeu de fer a la vostra signatura.
Versions de Microsoft Outlook 2007 – 2010
Per crear una signatura nova amb una versió anterior de Microsoft Outlook:
- Opta per crear un missatge nou.
- Feu clic a la pestanya "Missatge" i seleccioneu Signatura de la secció "Inclou".
- Feu clic a Signatures quan aparegui.
- A la pestanya "Firma de correu electrònic", feu clic Nou .
- Escriviu un nom per a la vostra signatura i feu clic a D'acord botó.
- Escriviu el text que voleu incloure a la vostra signatura, dins del quadre "Edita la signatura".
- Podeu formatar el vostre text ressaltant el text que voleu editar i després utilitzant els botons d'estil i format per a les opcions desitjades.
- Si afegiu elements addicionals com ara imatges, hiperenllaços i targetes de negoci electrònic, feu clic al lloc on voleu que aparegui l'element i:
- Targeta de negoci electrònica – Feu clic a Targeta de negocis i després feu clic a un dels contactes de la llista "Arxivat com". Feu clic a D'acord botó.
- Hiperenllaç – Feu clic a Hiperenllaç i escriviu (o enganxeu) l'URL amb què connectarà el text el vostre enllaç. Feu clic a D'acord botó.
- Imatge/Imatge – Feu clic a la icona Imatge, localitzeu la imatge que voleu carregar a la vostra signatura, seleccioneu-la i, a continuació, feu clic a D'acord botó.
- Un cop hàgiu acabat amb les edicions, feu clic a D'acord per finalitzar la creació de la vostra signatura.
- El correu electrònic que teniu obert actualment per crear la signatura no s'hi afegirà automàticament. Haureu de fer-ho manualment.
Afegeix la signatura als vostres missatges de correu electrònic
Les signatures es poden afegir automàticament o manualment a tots els missatges, respostes i reenviaments de sortida. Només es pot utilitzar una signatura per correu electrònic enviat, de manera que si decidiu tenir-ne una de manera automàtica, el millor seria que la signatura estigués orientada a un ventall més ampli de públic.
Per inserir automàticament una signatura al missatge de correu electrònic:
- Crea un correu electrònic nou.
- Aneu a la pestanya "Missatge" i feu clic a Signatura a la secció Inclou.
- Feu clic a Signatures quan aparegui.
- Localitzeu "Tria la signatura predeterminada", feu clic al menú desplegable "Llista de comptes de correu electrònic", trieu un compte de correu electrònic al qual voleu associar una signatura.
- Seleccioneu la signatura que voleu incloure escollint-ne una de la llista "Missatges nous".
- Per als reenviaments i les respostes, per afegir una signatura, trieu una signatura a la llista desplegable "Respostes/reenvia". Feu clic (cap) si preferiu no tenir una signatura, sortiu amb la vostra resposta i reenvieu missatges de correu electrònic.
- Feu clic D'acord per desar la configuració de la vostra signatura.
Per afegir manualment una signatura al missatge de correu electrònic:
- Creeu un missatge de correu electrònic nou.
- Feu clic a la pestanya "Missatge".
- Fer clic a Signatura , que es troba a la secció "Inclou".
- Trieu la signatura que voleu inserir fent-hi clic directament.
La signatura apareixerà ara al missatge de sortida. Si heu triat incorrectament o simplement voleu suprimir la signatura que heu afegit, ressalteu la signatura al missatge i feu clic Suprimeix (o Retrocés ) al teu teclat.
Ús d'un compte de Microsoft Office 365 amb Outlook.com
Per a aquells que utilitzen Outlook al web amb un compte de Microsoft Office 365, haureu de crear una signatura als dos productes.
Per crear i utilitzar signatures de correu electrònic a Outlook al web:
- Inicieu la sessió al vostre compte d'Outlook.com i obriu el vostre Configuració fent clic a Roda dentada icona a la part superior de la pàgina.
- Fer clic a Correu , doncs Redacta i respon .
- Escriviu la vostra signatura a l'àrea de signatura de correu electrònic.
- Podeu utilitzar les opcions de format proporcionades per modificar l'aspecte de la vostra signatura al vostre gust.
- Només podeu tenir una signatura per compte.
- Per fer que la signatura aparegui automàticament de manera predeterminada per a tots els missatges futurs, marqueu la casella "Inclou automàticament la meva signatura als missatges nous que redacto". Això fa que tots els futurs correus electrònics redactats tinguin la vostra signatura a la part inferior.
- Els reenviaments i les respostes necessitaran una marca de verificació a la casella "Inclou automàticament la meva signatura als missatges als quals reenviï o responc".
- Si no marqueu cap d'aquestes opcions, haureu d'afegir manualment la vostra signatura a cada missatge de correu electrònic que redacteu a partir d'ara.
- Quan hàgiu acabat amb les edicions, feu clic Desa .
Per afegir la vostra signatura manualment:
- A la vostra bústia de correu, seleccioneu Missatge nou.
- Escriu el teu missatge sencer i fes clic a la icona de tres punts.
- A partir d'aquí, tria Insereix la signatura .
- Quan el vostre missatge estigui a punt per sortir, feu clic a Enviar botó.