Tot i haver estat durant més de trenta anys, els correus electrònics encara ocupen temps lliure, molesten, frustren i exasperan. El correu electrònic estrany també ens fa feliços, però en la seva majoria són una tasca més que un plaer. Què passa si poguéssiu etiquetar automàticament els correus electrònics a Gmail, ordenar-los tots, aplicar una etiqueta i eliminar el correu brossa? No faria la vida una mica més fàcil?
Una safata d'entrada d'autocontrol és el sant grial pel que fa a mi. El correu brossa es pot eliminar, els correus electrònics de màrqueting i promocionals es poden etiquetar i deixar de banda i els correus electrònics importants es poden etiquetar com a tals i col·locar-los en una carpeta on els veureu. Totes les plataformes de correu electrònic diuen que ofereixen aquest tipus d'organització, però segons la meva experiència, només una ofereix. Gmail.
La funció d'etiquetes ha canviat literalment la manera com faig servir Gmail. Ara puc utilitzar aquesta adreça de correu electrònic amb confiança per a pressupostos d'assegurances, registrar-me a nous llocs web i totes aquelles activitats que normalment acabarien amb una allau de correu brossa. Encara envien aquesta allau, però ara no aclapara la meva safata d'entrada.
Etiqueta automàticament els correus electrònics a Gmail
Les etiquetes us ajuden a ordenar tots els vostres correus electrònics i ordenar-los d'una manera manejable. Les etiquetes parlen de Gmail per a carpetes i poden identificar, classificar i organitzar automàticament tot el correu electrònic entrant mitjançant aquestes etiquetes.
Per exemple, establint una etiqueta d'assegurança, puc etiquetar i enviar a aquesta carpeta tot el correu brossa i el màrqueting de cotitzacions habituals de la meva asseguradora. Aleshores els puc llegir o suprimir-los de manera massiva segons ho consideri convenient. Puc esbandir i repetir-ho tantes vegades com vulgui per a qualsevol tema o remitent que inundi la meva safata d'entrada.
Creem una etiqueta de correu brossa que ordenarà tot el correu brossa que el propi filtre de Gmail no capta.
- Seleccioneu Crea una etiqueta al menú de l'esquerra. Seleccioneu Més si no és visible.
- Anomena la teva nova etiqueta amb alguna cosa significativa i selecciona Crea.
- Seleccioneu la vostra etiqueta nova i seleccioneu la fletxa avall a la barra de cerca a la part superior de la pàgina.
- Afegiu "cancel·la la subscripció" a la línia Inclou les paraules.
- Seleccioneu Crea un filtre.
- Seleccioneu Aplica l'etiqueta i seleccioneu l'etiqueta que heu creat.
- Marqueu la casella que hi ha al costat dels altres operadors que vulgueu. Marcar com a llegit és útil.
- Seleccioneu Crea un filtre.
Ara cada vegada que arribi un correu brossa o de màrqueting, Gmail l'escanejarà per buscar la paraula "cancel·la la subscripció" i l'etiquetarà i el mourà. Com que la majoria del correu brossa legítim conté aquesta paraula en algun lloc, és l'operador més útil per utilitzar quan es tracta de correu brossa.
Etiqueta els correus electrònics de la feina a Gmail
Per a altres filtres de correu electrònic, d'amics o de la feina, per exemple, podeu afegir una etiqueta del seu nom, l'adreça de correu electrònic @worplace.com o una altra cosa única per al remitent o el tipus de correu electrònic. El potencial d'aquestes etiquetes és enorme.
Per exemple, si treballeu fora de l'oficina, pot ser útil enviar tots els correus electrònics de la feina a una carpeta de treball perquè els pugueu veure ràpidament.
- Seleccioneu Crea una etiqueta al menú de l'esquerra.
- Anomena la teva nova etiqueta Treball i selecciona Crea.
- Seleccioneu la vostra etiqueta de treball i seleccioneu la fletxa cap avall a la barra de cerca a la part superior de la pàgina.
- Afegiu l'última part de l'adreça de correu electrònic a la línia De. Per exemple, '@workplace.com'.
- Seleccioneu Crea un filtre.
- Seleccioneu Aplica l'etiqueta i seleccioneu l'etiqueta de treball.
- Seleccioneu Crea un filtre.
A partir d'ara, tots els correus electrònics de treball d'un domini determinat '@workplace.com' s'enviaran a la carpeta de treball que es va crear al panell esquerre. Com que no hem afegit cap operador, no es marcaran com a llegits i veureu el nombre de correus electrònics al costat de la carpeta.
Excloent els correus electrònics de les etiquetes
Si trobeu que determinats correus electrònics estan atrapats en aquestes etiquetes que no haurien de ser-ho, podeu utilitzar les exclusions per eliminar-los. Per exemple, si voleu conservar determinats butlletins que també utilitzen "cancel·lar la subscripció" i queden atrapats al filtre anterior, podeu utilitzar l'operador "-" per excloure'ls.
Només cal que afegiu –(*@emailaddress.com) a la secció De del filtre i no s'inclouran. El * és un comodí que capturarà qualsevol adreça d'aquest domini i el "-" diu a Gmail que no inclogui l'adreça a l'etiqueta.
Podeu crear tantes etiquetes a Gmail com vulgueu i fer que facin tot tipus de coses, des d'ordenar el correu brossa fins a filtrar treballs, grups, aficions o el que sigui. Si la vostra safata d'entrada esclatava a causa de massa escombraries i, com a resultat, estaveu perdent correus electrònics útils, aquesta és una manera molt senzilla de recuperar el control.
Si d'alguna manera Gmail pogués crear un complement que em pogués cancel·lar automàticament la subscripció dels centenars de correus electrònics d'escombraries que rebo setmanalment, realment seria el correu electrònic definitiu!