Sens dubte, Gmail és el servei de correu electrònic més popular. Funciona molt bé amb aplicacions de tercers per sincronitzar contingut amb diferents protocols. També us ofereix bones opcions per automatitzar, gestionar i ordenar els vostres correus electrònics.
Això es fa mitjançant etiquetes intel·ligents que es poden utilitzar com a carpetes i hi ha algunes etiquetes predeterminades que haurien d'ordenar automàticament els missatges entrants. La veritat és que pot trigar una mica a configurar-ho i programar-ho tot. Tanmateix, obtindreu una safata d'entrada neta i sense desordre i serà més fàcil seleccionar i ordenar tots els correus electrònics.
Què són les etiquetes intel·ligents?
De manera predeterminada, Smart Labels classifica els correus electrònics entrants en cinc categories. Aquí teniu el que són:
Social: aquesta etiqueta conté correus electrònics de serveis de cites, xarxes socials i altres llocs web per compartir mitjans.
- Actualitzacions – Els vostres rebuts digitals, factures, confirmacions i estats financers acaben a l'etiqueta Actualitzacions.
- primària – Els missatges que no pertanyen a cap altre lloc i els correus electrònics personals van a l'etiqueta Principal.
- Fòrums – Els correus electrònics sobre missatges de taulers, grups i fòrums en línia viuen a la pestanya Fòrums.
- Promocions – Les molestes explosions de correu electrònic i campanyes de màrqueting s'envien a Promocions.
Nota: Gmail és molt bo per filtrar els correus electrònics a les etiquetes sempre que els tinguis activats i configurats correctament. Tanmateix, alguns dels nous correus electrònics encara poden acabar a la pestanya Principal.
Configuració d'etiquetes intel·ligents
Google us permet triar quines etiquetes intel·ligents apareixeran a la vostra safata d'entrada. Per exemple, el menú de configuració és on podeu eliminar Promocions o Socials de la vostra safata d'entrada. Això és el que has de fer.
Pas 1
Feu clic a la icona d'engranatge a la cantonada superior dreta de la pantalla per accedir al menú Configuració. A continuació, feu clic a "Mostra tota la configuració".
Pas 2
Ara, seleccioneu "Safata d'entrada" i feu clic a la casella que hi ha davant de les etiquetes que voleu rebre a la vostra safata d'entrada. A menys que realment necessiteu els correus electrònics de promoció o socials, no dubteu a mantenir-ho sense marcar. Un cop fet, feu clic a "Desa els canvis" per confirmar i ja està a punt.
Ús de filtres per ordenar automàticament els correus electrònics
Hi ha filtres per ordenar automàticament els correus electrònics i posar-los sota una etiqueta correcta. Com s'ha indicat, els filtres predeterminats fan una feina força bona per si mateixos i també podeu configurar-ne de personalitzats.
Pas 1
Inicieu Gmail i feu clic a la petita fletxa cap avall de la barra de cerca (la fletxa es troba a l'extrem dret de la barra). Es desplega un formulari digital i cal que ompliu les seccions pertinents.
Pas 2
El formulari és força complet i inclou el correu electrònic del remitent i el destinatari, l'assumpte, la mida, la data, etc. El camp "Inclou les paraules" és força interessant perquè permet introduir les paraules clau de destinació i enviar correu brossa directament a l'oblit digital.
Pas 3
Un cop hàgiu omplert els camps, feu clic a Crea un filtre i apareixerà una altra finestra emergent, llavors hauríeu de triar "Omet la safata d'entrada (arxiva-la)". En fer això, us assegureu que els correus electrònics de filtre eviten la vostra safata d'entrada i només apareixen sota l'etiqueta designada. També hauríeu de triar "Aplica també el filtre a 15 converses coincidents” situat a la part inferior de la finestra emergent.
Pas 4
Hi ha una fletxa desplegable al costat de "Aplica l'etiqueta", feu clic a aquesta fletxa i seleccioneu l'etiqueta que coincideixi amb els correus electrònics filtrats.
Consell d'expert: Google no limita les vostres opcions a les etiquetes predeterminades. Feu clic a "Nova etiqueta" i creeu-ne una personalitzada que s'adapti a les vostres necessitats.
Pas 5
Finalment, torneu a fer clic a "Crea un filtre" i tots els correus electrònics filtrats salten de la vostra safata d'entrada a l'etiqueta. Això també s'aplica als correus electrònics antics que heu rebut d'un remitent determinat. Podeu previsualitzar els correus electrònics filtrats si seleccioneu Tot el correu o aneu a aquest filtre.
Consideració important
Els missatges filtrats apareixen a les carpetes respectives quan utilitzeu un client de correu electrònic per accedir a Gmail mitjançant IMAP. D'altra banda, això no s'aplica quan utilitzeu POP Gmail. Aquesta vegada, els missatges filtrats es mostren amb tots els missatges nous.
Exportació i importació de filtres
Potser no ho sabeu, però Google us permet exportar i importar filtres. Això pot salvar la vida real si necessiteu passar a un nou client de correu electrònic.
Per exportar els filtres, obriu la configuració de Gmail, feu clic a "Mostra tota la configuració" i seleccioneu la pestanya "Filtres i adreces bloquejades". Trieu el filtre que voleu exportar i feu clic a "Exportar". Obtindreu un fitxer .xml que es pot editar mitjançant un editor de text. Però no hi ha cap motiu per fer-hi cap modificació, ja que és més fàcil suprimir/canviar els filtres després de penjar-los.
Importar filtres també és bastant fàcil. Aneu a la part inferior de la pàgina i seleccioneu "Importa filtres" i després "Tria un fitxer". Localitzeu el fitxer .xml dels filtres, feu-hi clic i trieu "Obre el fitxer". Gmail no finalitza automàticament l'acció, cal que feu clic a "Crea filtres" per confirmar.
Truc net: La manera més ràpida d'ordenar automàticament els correus electrònics importants és destacar-los. Només cal que feu clic a l'estrella petita al costat de la data i l'hora i els correus electrònics apareixeran a la secció Destacats.
El carter ve
Quan tot està dit i fet, configurar l'ordenació automàtica a Gmail requereix temps i esforç. Però la interfície d'usuari és intuïtiva, senzilla d'utilitzar i només cal que ho feu una vegada.
Utilitzeu un client de correu electrònic per accedir al vostre compte de Gmail? Quines etiquetes personalitzades t'agradaria crear? No dubteu a dir-nos més sobre les vostres preferències a la secció de comentaris a continuació.