Necessites organitzar una reunió? Tens una situació d'emergència i necessites ajuda? El termini es va reduir sobtadament a la meitat? Necessites comprovar la disponibilitat dels companys ràpidament? Vols comprovar la disponibilitat d'algú a Google Calendar? Podeu fer totes aquestes coses si tots heu compartit els vostres calendaris. Aquest tutorial us mostrarà com.
Google Calendar us permet compartir una còpia del vostre calendari perquè la vegin els vostres companys de feina i amics. Els permet comprovar la disponibilitat, establir recordatoris i convidar-vos a un esdeveniment. És una característica de l'aplicació que facilita el treball col·laboratiu.
Està bé però. Heu de concedir activament permís perquè altres persones vegin el calendari i establir permisos separats perquè puguin editar-lo. Fins i tot podeu crear un calendari compartit independent del vostre si ho preferiu.
Compartir Google Calendar
L'ús compartit del calendari és una mica com el calendari Exchange d'Outlook. El poden veure les persones d'un grup o persones a les quals concedeixis permisos. Definiu o no permisos d'edició específics i podeu utilitzar-los per comprovar la disponibilitat, reunions, etc. Tothom amb qui comparteixis també haurà d'utilitzar Google Calendars, en cas contrari, hauràs de fer públic tot el calendari, cosa que no és ideal.
Per compartir un calendari existent fes això:
- Obriu el vostre Google Calendar.
- Seleccioneu el calendari que voleu compartir des de l'esquerra.
- Seleccioneu els tres punts al costat i, a continuació, seleccioneu Configuració i compartició.
- Seleccioneu Afegeix persones a Compartir amb persones específiques per compartir-les amb persones.
- Marqueu la casella al costat de Posa a disposició del públic a Permisos d'accés per compartir amb un grup. Seleccioneu el grup al quadre desplegable.
- Seleccioneu Envia un cop fet.
Compartir amb un grup només funcionarà si feu servir Grups de Google. En cas contrari, caldrà afegir membres del grup individualment.
Si ho prefereixes, pots crear un calendari compartit nou.
- Obriu el vostre Google Calendar.
- Seleccioneu Altres calendaris i després Crea un calendari nou al menú de l'esquerra per crear un calendari nou.
- Poseu-hi un nom i seleccioneu Crea un calendari.
- Seguiu els passos anteriors per permetre l'accés a persones o grups.
Veure el Google Calendar d'una altra persona
Si ja utilitzeu l'ús compartit de calendari i voleu veure el Google Calendar d'una altra persona, també és molt senzill.
- Obriu Google Calendars.
- Seleccioneu el quadre buit on diu Cerca persones.
- Escriviu el nom o l'adreça de Gmail de la persona que voleu veure.
- Seleccioneu-los de la llista tal com apareixen.
El nom només apareixerà si ja han compartit un calendari amb un grup o persones. A continuació, veureu el seu calendari a la llista de l'esquerra sota Els meus calendaris.
Comproveu si algú està lliure amb Google Calendar
Si esteu provant de configurar una reunió o un esdeveniment, podeu comprovar que la gent és lliure utilitzant el vostre propi calendari un cop hàgiu enllaçat el seu o tingueu accés als calendaris compartits.
- Obriu el vostre Google Calendar.
- Seleccioneu Crea a l'esquerra per crear un esdeveniment.
- Posa-li un títol, decideix si és un esdeveniment o un recordatori.
- Estableix una data i una hora.
- Seleccioneu Més opcions a la part inferior de la finestra.
- Seleccioneu Afegeix convidats a Convidats a la dreta.
- Seleccioneu la pestanya Cerca una hora a l'esquerra.
- Assegureu-vos que Tots els convidats estiguin seleccionats al quadre i cerqueu els horaris del dia seleccionat.
- Creeu l'esdeveniment, poseu-li un títol i premeu Desa a la part superior.
Si algú està ocupat, la franja horària es pintarà o apareixerà la paraula Ocupat. No els podreu convidar si estan marcats com a ocupats al seu calendari. Un cop premeu Desa, cada convidat rebrà una invitació per correu electrònic i l'esdeveniment s'afegirà als seus respectius calendaris.
Creeu un Google Calendar públic
Per a alguns, fer que el seu propi calendari sigui accessible per a altres no els queda bé i, en algunes indústries, això és impossible. En aquestes situacions, és millor crear un calendari de grup separat per al departament o equip.
- Obriu Google Calendar.
- Seleccioneu Altres calendaris i després Crea un calendari nou al menú de l'esquerra per crear un calendari nou
- Poseu-hi un nom i seleccioneu Crea un calendari.
- Seleccioneu la icona de l'engranatge a la finestra del calendari per seleccionar Configuració.
- Seleccioneu el calendari que acabeu de crear i seleccioneu Permisos d'accés.
- Marqueu la casella al costat de Posa a disposició del públic.
Quan diu "públic", no vol dir necessàriament el món sencer, sinó els del vostre domini de G Suite. Si no feu servir G Suite, qualsevol persona que es faci amb l'URL del calendari podrà veure què està passant, així que manteniu-lo entre vosaltres.