Asana és una de les eines de col·laboració més utilitzades del món. Amb milions de clients, és excel·lent per a tots els entusiastes de la productivitat. A més, té prou flexibilitat i eines per treballar bé amb petits projectes i tasques, així com amb projectes de grans empreses. L'equip d'Asana desenvolupa i llança noves funcions cada any per oferir als usuaris funcions de gestió de projectes útils com ara la cronologia i la vista de llista, per citar-ne algunes.
En aquest article, explicarem tot el que necessiteu saber sobre l'ús de les etiquetes a Asana. També descriurem com afegir comentaris, gestionar tasques recurrents i veure totes les etiquetes per garantir que els vostres projectes es tracten de manera oportuna.
Com afegir etiquetes a Asana
Les etiquetes són una eina útil que ofereix un nivell addicional de control a qualsevol projecte o tasca. Podeu utilitzar-los per seguir els avenços del vostre projecte o classificar-los en conseqüència. A més, podeu veure totes les etiquetes de cada projecte i, quan feu clic a una etiqueta, podeu veure totes les tasques associades a ella.
A continuació s'explica com podeu afegir una etiqueta a qualsevol tasca d'Asana:
- Obre Asana.
- Navegueu fins al projecte en què esteu treballant.
- Feu clic a la icona de tres punts a la cantonada superior dreta.
- Feu clic a "Afegeix etiquetes".
Si teniu pressa i busqueu tasques específiques, proveu de prémer la drecera "Tab + T" i immediatament veureu totes les etiquetes associades al vostre projecte i trobareu tota la informació adequada. Una altra gran característica és que podeu afegir color a les vostres etiquetes i reconèixer-les encara més ràpidament. Podeu utilitzar el verd per a alguna cosa aprovada o el vermell si hi ha un retard o un problema inesperat.
Com veure totes les etiquetes a Asana
Actualment, no és possible accedir a totes les teves etiquetes a Asana. Tanmateix, podeu veure les etiquetes més utilitzades a la barra lateral i cercar les que necessiteu o les que heu utilitzat recentment. Si la vostra organització té més de cent etiquetes, probablement seria millor utilitzar l'API o l'Explorador d'API per trobar-les. Prendrà una mica del vostre temps, ja que no és un procés sense esforç, però finalment podreu veure totes les vostres etiquetes.
Aquí teniu algunes coses que podeu fer:
- Quan feu clic a l'etiqueta, veureu totes les tasques marcades amb aquesta etiqueta.
- Podeu canviar el color de l'etiqueta i canviar-li el nom sempre que sigui necessari.
- Quan comenceu a escriure el nom de l'etiqueta, en veureu molts com a recomanació.
Com afegir una tasca recurrent a Asana
Cada equip ha de tenir tasques recurrents, ja que són la millor manera de recordar a tothom què s'ha de fer. A Asana, les tasques recurrents es dupliquen en una tasca nova amb una data de venciment diferent cada vegada que acabeu l'anterior. Tingueu en compte que si decidiu establir una tasca gran per repetir, no ho feu amb subtasques petites adjuntes, ja que es començaran a duplicar i en tindreu massa al vostre calendari.
A continuació s'explica com podeu transformar qualsevol tasca en una de recurrent:
- Obriu la tasca a Asana.
- Toqueu la secció "Data de venciment".
- Sota el calendari, notareu "Configura l'opció de repetició".
- Feu-hi clic i feu clic a "Fet".
També podeu ajustar la freqüència amb què voleu que aparegui la vostra tasca recurrent, tant si es repeteix setmanalment, mensualment o en un interval específic. Totes aquestes opcions es troben a la secció "Data de venciment" perquè especifiqueu l'hora i la data de cada tasca recurrent.
Quan vulgueu que la vostra tasca es repeteixi durant la setmana, haureu de seleccionar una opció "Setmanal" i marcar els dies. Si necessiteu que la tasca es repeteixi trimestralment, configureu-la perquè es repeteixi "Mensualment" i feu-la repetir cada tres mesos. Si és una tasca que haureu de fer dues vegades a l'any, feu servir l'opció "Mensualment" i seleccioneu sis mesos de recurrència. Quan vulgueu eliminar la tasca, trieu "Mai" a la secció de repetició i la tasca deixarà de repetir-se.
Com afegir una etiqueta nova a Asana
Les etiquetes són essencials per a cada projecte o tasca activa a Asana. Etiqueten les tasques alhora que permeten a tothom fer un seguiment del seu progrés. Dos elements principals de cada etiqueta són la paraula clau i el color.
Una paraula clau us pot ajudar a categoritzar totes les vostres tasques i oferir-vos paraules de cerca que podeu escriure sempre que necessiteu trobar tasques específiques. Quan es tracta de color, pot funcionar com a element de cerca visual. L'ús de les etiquetes és fàcil quan el vostre equip ja les ha creat. Tanmateix, quan necessiteu començar des de zero, és quan les coses es poden complicar una mica més, ja que haureu de crear un sistema complet.
A continuació s'explica com crear una etiqueta nova:
- Obre una tasca o projecte.
- Al costat de l'etiqueta existent, veureu un signe "+".
- Escriviu el nom de l'etiqueta nova.
- Toqueu-lo i, a la part inferior del menú desplegable, veureu "Crea una etiqueta per a (nom d'etiqueta escrit)"
Sempre que comenceu a escriure una etiqueta nova, notareu que obtindreu tots els noms d'etiquetes similars. D'aquesta manera, no haureu de passar gaire temps intentant identificar-ne un de concret. Si heu creat una etiqueta nova i us heu adonat que té un error ortogràfic, podeu suprimir-la ràpidament i crear-ne una de corregida. A continuació s'explica com podeu suprimir una etiqueta:
- Obriu la vostra tasca a Asana.
- Toqueu la icona de fletxa al costat del nom del projecte.
- Toqueu "Suprimeix l'etiqueta".
Quan suprimiu una etiqueta, tots els seguidors de l'etiqueta rebran un correu electrònic per informar-los de la supressió. Si heu suprimit una etiqueta per error amb un identificador d'etiqueta, podeu restaurar-la després de contactar amb l'equip d'Asana. Des d'un menú desplegable, també podeu compartir l'URL d'una etiqueta, sincronitzar-la amb el vostre calendari i afegir-hi color per assegurar-vos que tothom ho noti tan bon punt obrin la tasca en qüestió.
Com afegir comentaris a Asana
Una de les novetats que ha introduït Asana són els comentaris. Poden proporcionar informació addicional sobre la tasca alhora que permeten als col·laboradors fer preguntes i veure les reaccions de tothom. A més, aquest mètode de comunicació permet a tothom obtenir respostes instantànies.
Si voleu afegir un comentari, porteu el cursor al camp de comentari i escriviu-lo. Un cop hàgiu acabat, feu clic a "Comenta" i tothom el podrà veure.
Si escrius el teu comentari i t'oblidis de publicar-lo, automàticament es convertirà en un esborrany perquè el puguis utilitzar una altra vegada. També podeu utilitzar l'ordre "Tab + C" per començar a escriure el vostre comentari ràpidament.
Com canviar el nom d'una etiqueta a Asana
Quan utilitzeu moltes etiquetes, tots els membres de l'equip han d'estar a la mateixa pàgina per posar-los un nom. És per això que potser haureu de canviar el nom d'alguns d'ells unes quantes vegades fins que vegeu què funciona millor per als vostres equips. Si necessiteu canviar el nom d'una etiqueta nova per algun motiu, això és el que heu de fer:
- Obre Asana.
- Aneu a la tasca i feu clic a la icona de l'etiqueta.
- Feu clic a la fletxa al costat del nom del projecte.
- Al menú desplegable, seleccioneu "Canvia el nom de l'etiqueta".
Intenteu evitar la creació d'etiquetes duplicades, ja que cada equip té la seva manera única d'utilitzar les etiquetes i anomenar-les. De vegades, notareu que les etiquetes tenen noms similars però utilitzen colors diferents, per això cal assegurar-vos de no canviar el nom d'un títol perfectament funcional.
Preguntes freqüents addicionals
Quina és la millor manera d'utilitzar les etiquetes a Asana?
Hi ha moltes maneres d'utilitzar les etiquetes a Asana. Un dels millors per a molts usuaris és organitzar un calendari de treball. D'aquesta manera, podeu utilitzar etiquetes per fer un seguiment de cada tasca durant una setmana o un mes. I seguint els colors, podeu veure què està passant amb el projecte. És una manera fantàstica de treballar amb qualsevol tipus de gestió de continguts, i demostrarà la seva utilitat quan es tracti de projectes que tinguin moltes tasques petites.
Una altra manera fantàstica d'utilitzar les etiquetes a Asana és identificar les vostres prioritats i resultats. Sense una classificació detallada, totes les tasques semblaran igual d'importants, i les importants no tindran prioritat. Amb les etiquetes, podeu connectar cada tasca amb el seu lliurament clau perquè tot l'equip sàpiga què és urgent i què no.
Per a cada equip que s'ocupa de la cartera de productes, és imprescindible disposar d'un sistema on cada informe, sol·licitud o tasca tingui una etiqueta de color específica. Sense ell, els projectes es poden desordenar ràpidament i us prendran molt de temps per resoldre les coses.
Les etiquetes i els camps personalitzats són els mateixos?
No, ja que s'utilitzen per a diferents finalitats dins d'un projecte o una tasca. Les etiquetes serveixen per marcar les funcions i agrupar-les segons la importància o part del projecte.
Els camps personalitzats s'utilitzen quan les dades s'han de compartir entre persones que treballen en el mateix projecte o quan necessiteu fer un seguiment d'informació individual en diversos projectes.
Etiqueta, i això és!
Asana és una aplicació útil de gestió de la productivitat que ha desenvolupat diverses eines per millorar la manera de treballar dels equips. Amb etiquetes i comentaris, podeu assegurar-vos que tothom fa tot el possible perquè el vostre producte tingui èxit mentre encara teniu el control. Aquí és on les etiquetes resulten més útils.
Ara que sabeu més sobre com funcionen les etiquetes i com afegir-les als vostres projectes, podreu utilitzar Asana al màxim. Quines són les vostres experiències amb l'ús d'etiquetes? Alguna vegada n'heu creat un de nou?
Explica'ns més als comentaris a continuació.