BCC-se és molt útil per fer un seguiment dels correus electrònics. Si preferiu tenir un correu electrònic que heu enviat a la vostra safata d'entrada, normalment per fer-ne un seguiment, afegir la vostra pròpia adreça de correu electrònic com a CCO és l'opció correcta. Tanmateix, la gent sovint ho passa per alt quan envien un correu electrònic important, cosa que fa que s'oblidin de fer un seguiment. Això pot provocar fàcilment problemes a la línia.
Afortunadament, hi ha una manera de CCC automàticament cada cop que envieu un correu electrònic, que és una manera segura d'assegurar-vos que feu el seguiment de cada correu electrònic. Tanmateix, habilitar l'auto-BCC automàtic no és realment senzill. Implica crear una regla a Outlook.
Gestioneu les regles i les alertes
Auto BCC i CC és una cosa important a Outlook. Tot i que haureu de descarregar un nou complement per al vostre compte de correu electrònic basat en el navegador per aconseguir-ho, Microsoft Outlook us permet crear una regla. La funció de regles es troba a sota Gestioneu les regles i les alertes opció de menú a la part central superior de la pantalla, a l'opció a casa pestanya, sota la Normes icona.
Feu clic Gestioneu les regles i les alertes i veureu una nova finestra que us ofereix l'opció de crear una regla nova. Feu clic Nova regla a la cantonada superior esquerra d'aquesta finestra. Veureu 3 categories: Mantingueu-vos organitzat, Estigueu al dia, i Comenceu des d'una regla en blanc. Seleccioneu Aplica la regla als missatges que envio sota la Comenceu des d'una regla en blanc categoria.
Condicions
A la finestra de l'Auxiliar de regles, podeu triar quins correus electrònics se us enviaran com a BCC. Per exemple, comprovant amb paraules concretes en el tema opcions, esteu creant la regla CCO automàtica per als correus electrònics amb certes paraules que mencioneu.
Com que sou qui envia el correu electrònic, podeu utilitzar aquesta opció intel·ligent per ordenar automàticament els vostres correus electrònics. Podeu afegir la paraula "Seguiment" a la llista de paraules específiques i marcar els correus electrònics que necessiten seguir amb aquesta paraula.
També hi ha moltes altres condicions interessants que podeu establir per als vostres correus electrònics. Si voleu que tots els correus que envieu s'emmagatzemin a la vostra safata d'entrada com a CCO, només cal que feu clic Pròxim, sense marcar cap de les caselles enumerades.
Excepcions
Les excepcions són essencialment el contrari de les condicions aquí. Com probablement haureu endevinat, aquí és on descriu les situacions en què us trobeu no ho facis vols incloure't com a BCC. Podeu seguir el mateix exemple de dalt i utilitzar el excepte si el tema conté paraules concretes opció per afegir una excepció. En aquest exemple, podeu utilitzar l'ordre "no seguiment", però això pot crear desordre i fins i tot un error, ja que les paraules de seguiment ja formen part de les vostres condicions.
Potser estàs millor amb el excepte si s'envia a persones o grup públic o el excepte si està assignat a qualsevol categoria excepcions.
Accions
Aquí és on "programeu" les accions que s'aplica aquesta regla. És a dir, aquí és on escolliu què passa amb els correus electrònics per als quals heu establert les condicions. Voleu assegurar-vos que un correu electrònic enviat per vosaltres mateixos acabi a la vostra safata d'entrada, però, malauradament, aquí no existeix una automatització directa d'ordres BCC. Això no vol dir que no pugueu imitar un BCC.
En primer lloc, seleccioneu Cc el missatge a persones o grup públic al pas Accions de l'assistent de regles. Ara, feu clic persones o grup públic i introduïu la vostra adreça de correu electrònic. Així us assegureu que el correu electrònic que envieu i que compleix les condicions establertes acabi a la vostra safata d'entrada. Si no voleu que la vostra adreça de correu electrònic aparegui públicament als correus electrònics que envieu, comproveu Mou una còpia a l'opció de carpeta especificada en el primer pas, feu clic a Carpeta especificada enllaç i seleccioneu la vostra safata d'entrada.
CCO a la teva safata d'entrada
Ajustar el vostre propi correu per adaptar-lo a les vostres necessitats us donarà un gran avantatge en el vostre treball. S'assegurarà que la vostra safata d'entrada estigui ben ordenada i una bona organització és essencial en qualsevol línia de treball. Per descomptat, l'assistent de regles d'Outlook té més casos d'ús que només configurar un BCC automàtic. Tanmateix, és essencial planificar acuradament les coses i assegurar-vos que les excepcions i condicions no es superposen i que incloguin els tipus de correu electrònic adequats.
Les regles CCO automàtica ben fetes us poden ajudar molt a ordenar la vostra safata d'entrada. Tanmateix, si ho feu malament, podeu inundar la vostra safata d'entrada, creant un problema encara més gran que el que us heu proposat resoldre.
Feu servir el CCO automàtic a Outlook? Com ho vas configurar? Quines excepcions i condicions feu servir i quines altres normes vau crear?