Si necessiteu fer una llista de qualsevol cosa, és temptador veure Excel com el repositori predeterminat: després de tot, només és una petita llista d'elements per a vosaltres mateixos o per a uns quants col·legues propers.

Potser necessiteu alguna cosa més sofisticada, com ara fórmules per a càlculs o programació de macros per automatitzar la recollida i el processament de dades.

Malauradament, la facilitat amb què podeu començar a treballar en Excel o en un programa de fulls de càlcul rival també és un dels seus majors problemes. El que comença com un petit projecte a Excel es converteix en una cosa massiva, moment en què també podríeu enfrontar-vos a problemes de velocitat i estabilitat o fins i tot a un problema de desenvolupament que no podeu resoldre.

A més, les tasques de gestió de grans dades sovint presenten reptes importants, com ara l'organització, la implementació, la classificació de fitxers, la gestió de bases de dades, la col·laboració dels usuaris i molt més. Tot el que cal per trencar l'estructura d'una base de dades és col·locar les dades a l'àrea equivocada, escriure dades de manera inconsistent o fins i tot tenir dues persones treballant en el mateix full. Diverses coses poden sortir malament, provocant retards i possibles pèrdues de dades.

En aquest article s'expliquen els problemes més habituals que es plantegen quan s'utilitzen fulls de càlcul d'Excel, com abordar-los i quan és millor fer el pas i canviar a una base de dades.

Problema núm. 1: edició multiusuari d'Excel

Quan els sistemes Excel creixen de manera orgànica, ràpidament trobeu problemes en què un usuari obre un llibre de treball en un moment determinat i una segona persona se li diu que ja està obert. El segon usuari pot cancel·lar, esperar o veure una versió de només lectura. La promesa d'Excel d'informar-vos quan l'altra persona surt del llibre de treball és una aposta, ja que no comprova l'estat amb tanta freqüència, i potser mai us il·luminarà. Encara que ho faci, algú altre podria iniciar sessió i obrir el fitxer abans que tu.

Per evitar els efectes d'"usuari en solitari", podeu utilitzar Excel Online (la versió retallada d'Excel basada en web) o activar el Quaderns de treball compartits característica. Aquí teniu una guia ràpida sobre com compartir un full de càlcul.

1. Obriu el full de càlcul desitjat i feu clic a Dossier a la cima.
2. A continuació, al menú de l'esquerra, feu clic a Compartir per obrir una finestra nova.
3. Ara, introduïu la informació de l'usuari amb qui voleu compartir el full de càlcul.

També podeu dividir les dades en diversos llibres de treball perquè diferents persones treballin en diferents llibres de treball sense trepitjar-se els dits dels peus.

Problema 2: Llibres de treball compartits d'Excel

Excel Online permet diversos editors, de manera predeterminada, però li falten una gran quantitat de funcionalitats. El servei no és gaire competidor per a res més que les tasques més senzilles. Tot i que la funció de llibres de treball compartits sembla que hauria de fer la feina, està plena de restriccions. No podeu crear una taula ni suprimir un bloc de cel·les si el llibre de treball està compartit, per exemple.

Quan els sistemes Excel creixen orgànicament, us trobeu amb el problema que només un usuari pot obrir un llibre de treball alhora.

Hi ha solucions alternatives per a algunes restriccions d'Excel en línia. Per a d'altres, es tracta de canviar l'estructura del llibre de treball en lloc d'utilitzar un llibre de treball ja configurat, però aquest escenari sovint s'interposa. Com a resultat, és impossible utilitzar un llibre de treball compartit de la mateixa manera que podríeu utilitzar un llibre de treball normal i d'un sol usuari.

Els canvis als llibres de treball compartits es sincronitzen entre usuaris cada vegada que es desa el llibre de treball. Aquesta acció es col·loca en una programació cronometrada, per exemple, forçant un desament cada cinc minuts. Tanmateix, la sobrecàrrega de l'estalvi regular i el seguiment dels canvis de cada usuari és bastant gran. Els llibres de treball poden augmentar ràpidament la mida i posar una pressió a la vostra xarxa, alentint altres sistemes.

Problema núm. 3: Llibres de treball enllaçats amb Excel

Dividir les vostres dades en diversos llibres de treball pot oferir una solució alternativa al problema de l'edició multiusuari. Tot i així, probablement hauran de tenir enllaços entre ells perquè els valors introduïts en un s'utilitzin en un altre. Els enllaços entre llibres de treball també són útils per mantenir dades separades en fitxers separats, en lloc de tenir fulls individuals en un sol llibre.

De manera molesta, aquests enllaços són una altra font de frustració i inestabilitat. Es converteixen en absoluts, inclòs el camí complet al llibre de treball d'origen, o relatius, inclosa la diferència entre els camins d'origen i de destinació. Tot i que això sona raonable, Excel utilitza regles arcaniques per decidir quan utilitzar cada tipus d'enllaç i canviar-los.

Les regles es regeixen per diverses opcions i per si els llibres de treball s'han desat abans d'inserir enllaços. Els enllaços també canvien quan deseu el llibre de treball o quan obriu i utilitzeu Guardar com per fer un duplicat, en lloc de copiar el fitxer amb Explorador de fitxers. El resultat de tota aquesta confusió i incertesa és que els enllaços entre els llibres de treball es trenquen fàcilment i la recuperació dels enllaços trencats és un procés que requereix molt de temps. Ningú té accés als fitxers afectats.

Les dades enllaçades només s'actualitzen quan s'obren els fitxers tret que feu clic específicament Dades > Consultes i connexions > Edita enllaços > Actualitza valors. Aquí teniu una demostració ràpida.

1. Obriu el full de càlcul desitjat i feu clic a Dades a la cima.
2. Ara, localitza Consultes iConnexions i feu clic a Edita enllaços.
3. A continuació, seleccioneu Actualitzar valors.

Si els vostres enllaços no es troben entre dos llibres de treball, però cobreixen tres o més, heu d'obrir tots els llibres de treball en l'ordre correcte per garantir que els processos de dades actualitzats en l'ordre correcte, del primer al segon al tercer. Si canvieu un valor al primer llibre de treball i després obríeu el tercer, no veuria cap canvi perquè el segon llibre de treball no n'havia actualitzat els valors.

Aquest encadenament de dades és lògic, però augmenta la probabilitat que la informació sigui incorrecta o que intenteu obrir un llibre de treball que una altra persona ja està editant.

Per descomptat, podeu intentar evitar els llibres de treball enllaçats per complet, però hi ha la possibilitat que acabeu introduint les mateixes dades en més d'un llibre de treball i, amb això, hi ha el perill d'escriure-les de manera lleugerament diferent cada cop.

Problema #4: validació de dades d'Excel

Els errors poden introduir-se a les dades dins de qualsevol sistema informàtic: les persones escriuen malament les paraules o transposen els dígits amb una regularitat monòtona. Si les vostres dades no es comproven a mesura que s'introdueixen, tindreu problemes.

Per defecte, Excel accepta tot el que l'usuari escrigui. És possible configurar la validació a les llistes de cerca, però aquestes són difícils de mantenir, principalment si el mateix camp s'utilitza en més d'un lloc. Si els usuaris han d'introduir números d'identificació del document o números de referència del client sense cap verificació, és fàcil lligar els registres equivocats sense adonar-se'n. La integritat de les dades del sistema es veu fatalment compromesa i qualsevol anàlisi de les dades és sospitosa.

És possible que ja patiu els efectes dels problemes de validació de dades sense adonar-vos de la causa principal. Penseu en una situació en què teniu una llista de factures a Excel. L'usuari escriu el nom del client de manera lleugerament diferent a cada factura. Com a resultat, rebeu factures a "Jones Ltd", "Jones Limited", "Jonse Ltd" i "joness". És possible que tingueu en compte que tots es refereixen a la mateixa empresa, però Excel no. Qualsevol anàlisi de les dades de la factura, com ara una taula dinàmica basada en clients per mes, ofereix múltiples resultats quan només n'hi hauria d'haver un.

Problema #5: Navegació amb Excel

Els llibres de treball grans són difícils de navegar. Les pestanyes del full a la part inferior de la finestra són un mecanisme terrible per trobar el camí quan hi ha nombroses quantitats. Amb més pestanyes visualitzables a la pantalla, és difícil trobar el que necessiteu. Aquí teniu una manera ràpida de navegar pels fulls.

1. A prop de la part inferior, a l'esquerra de la pantalla, feu clic amb el botó dret sobre els botons de fletxes, a l'esquerra dels noms dels fulls, per obrir el Activa el full diàleg.

Només s'enumeren els primers 20 fulls abans de desplaçar-vos per la llista. No hi ha manera d'ordenar, agrupar o cercar el full que vulgueu. La finestra hauria de semblar a la que es mostra a continuació.

Problema #6: Seguretat d'Excel

Podeu afegir seguretat als llibres de treball d'Excel, però hi ha problemes. La protecció s'orienta molt més a protegir l'estructura del llibre de treball que les dades. Podeu provar de bloquejar alguns fulls i cel·les per evitar que els usuaris canviïn l'estructura i la fórmula, però si poden veure les dades, normalment poden canviar-ne alguna o totes (tret que feu una programació de macros creativa).

Problema #7: Problemes de velocitat d'Excel

Excel no és l'aplicació més ràpida i el seu llenguatge de programació, VBA, és lent en comparació amb els llenguatges de programació més professionals com ara C#. Aquest escenari deriva de l'ús previst i la naturalesa flexible d'Excel. Al cap i a la fi, és un motor de fulls de càlcul. Sí, Excel VBA es pot posar en servei per gestionar llistes de dades, però això no vol dir que sigui la millor opció per a aquest tipus de treball. Altres aplicacions s'adapten millor a aquestes tasques, principalment perquè estan dissenyades explícitament per fer-les.

Ús d'una base de dades per a dades estructurades

Si teniu algun dels problemes descrits en aquest article, no els ignoreu. Hi ha una resposta professional per emmagatzemar dades estructurades, coneguda com a base de dades. No ha de ser por ni costós, i us hauria de permetre pensar de manera lògica sobre les vostres dades, com s'enllaçen i com interactueu amb elles.

Nota: Si esteu passant d'una solució de full de càlcul a una base de dades, no dupliqueu servilment el disseny del full de càlcul, aprofiteu l'oportunitat per millorar-lo.

Hi ha aplicacions de bases de dades d'ús general disponibles, amb les quals podeu construir una solució a mida. Alternativament, podeu trobar que una aplicació de bases de dades especialitzada, una que ja està dissenyada per al propòsit que necessiteu, és més barata, més ràpida d'implementar i s'adapta millor.

Per exemple, si teniu una llista de clients i els detalls de totes les vostres interaccions amb ells, això es considera un sistema de gestió de relacions amb els clients (CRM). Malgrat el seu nom fantàstic, un sistema CRM és una base de dades especialitzada. De la mateixa manera, els paquets de comptes com QuickBooks i Sage són bases de dades especialitzades. Si no trobeu una aplicació preconstruïda que s'adapti a les vostres necessitats particulars, podeu crear-la vosaltres mateixos o fer-ne una pel vostre departament de TI o consultor.

El tipus de base de dades més comú és una base de dades relacional, que emmagatzema les seves dades en taules i consta de files i columnes. Cada fila conté les dades d'un element independent. Per exemple, cada columna descriu un atribut diferent del tema, com ara el nom del client o el límit de crèdit.

Només cal que introduïu les dades d'un client una vegada per crear un registre i, a continuació, podeu utilitzar-lo en tantes factures com necessiteu.

Les taules tenen relacions definides entre elles de manera que, per exemple, una factura porta l'identificador de client. Aquest procés significa que podeu trobar fàcilment totes les factures d'un client determinat o recuperar el número de telèfon del client d'una factura específica. Només cal que introduïu les dades del client una vegada per crear el registre del client, i després podeu utilitzar-lo en tantes factures com necessiteu sense haver de tornar-lo a escriure. Per crear una base de dades, heu de definir aquestes taules i relacions i després definir els dissenys de pantalla que voleu utilitzar per llistar i editar les dades.

Hi ha desenes d'aplicacions de bases de dades. Alguns són fàcils d'utilitzar i fan tota la feina, cosa que us permet definir les taules, les pantalles d'entrada de dades i els informes. Altres són més complets en àrees específiques, però requereixen altres eines per fer una feina completa.

Per exemple, un programa pot ser fiable a l'hora de definir les taules i les relacions i tenir funcions d'anàlisi i informes sòlides. Tot i així, l'aplicació finalment no té cap eina per determinar les pantalles d'entrada de dades. Microsoft SQL Server és l'exemple obvi aquí. Igual que amb altres sistemes de bases de dades grans, SQL Server s'encarrega del back-end i espera que utilitzeu una altra eina, com Visual Studio, per desenvolupar el front-end.

Quines opcions de base de dades són adequades per a vostè?

Opció de base de dades 1: Microsoft Access

Access és un dels avis de les bases de dades d'escriptori. És fàcil d'utilitzar però fàcil d'abusar. Podeu dissenyar taules, pantalles i informes des de zero o començar des d'una plantilla. Algunes de les plantilles són obertament americanes i no sempre ensenyen bones pràctiques, però us permeten començar ràpidament. Les pantalles i les funcions de programació poden ser força sofisticades. Podeu implementar la vostra aplicació acabada a altres usuaris a través de la vostra intranet (NO a Internet) en lloc de confiar en els recursos compartits de fitxers.

Opció de base de dades 2: Microsoft SharePoint

SharePoint és una base de dades, així com un mecanisme d'emmagatzematge de documents. Podeu utilitzar-lo per compilar llistes senzilles i enllaçar-les. El dissenyador de formularis és una mica sofisticat, però encara és possible la personalització. La capacitat de SharePoint per "agafar" una llista de dades acumulades a Excel i col·locar-la en una llista personalitzada és útil. El programa fa que la llista personalitzada estigui disponible per a tothom a la vostra xarxa i us permet afegir seguretat per restringir qui pot fer què amb aquestes dades. Podeu demanar a SharePoint que us avisi per correu electrònic sempre que algú afegeixi, editi o suprimeixi registres. Si emmagatzemeu dades sobre persones, elements del calendari o tasques, podeu sincronitzar aquestes dades amb l'Outlook.

Opció de base de dades 3: Zoho Creator

Zoho Office és una aplicació web que inclou una base de dades que utilitza la funcionalitat d'arrossegar i deixar anar per distribuir els seus formularis d'una manera senzilla i intuïtiva. El procés d'arrossegar i deixar anar també s'utilitza per programar les interaccions i els fluxos de treball. Com a servei web, les vostres dades i aplicacions estan disponibles des de qualsevol lloc, amb una seguretat senzilla per mantenir les vostres dades privades. Zoho cobra per usuari i per mes, però limita el nombre de registres que podeu emmagatzemar per aquest preu establert. El programa costa més quan s'emmagatzemen més dades o per a altres funcions com ara la integració del correu electrònic.

Ús de fulls de càlcul Excel

Com podeu veure, Excel ofereix moltes funcions, però manca en algunes àrees de cadascuna. De vegades, una altra aplicació fa millor la feina, sobretot si està dissenyada específicament per a la tasca. Altres vegades, Excel funciona bé, com per exemple per a bases de dades més petites, sempre que sàpigues com evitar que es produeixin problemes en primer lloc.

Trobeu algun problema més habitual quan feu servir Excel? Comparteix els teus pensaments als comentaris a continuació.